Dans le cadre de tout projet, la planification prévisionnelle est une composante essentielle. Elle permet d’anticiper les étapes à venir et d’optimiser l’organisation générale. Voici les 8 étapes clés pour créer un planning prévisionnel efficace et bien structuré.
1. définir les objectifs du projet
Posez-vous cette question : pourquoi ce projet ? La réponse vous aidera à établir clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre. Ils doivent être à la fois précis et mesurables afin de pouvoir les évaluer dans le temps.
Mettre en place des indicateurs smart
Les objectifs doivent être définis selon des critères spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels. En ayant recours aux fameux indicateurs SMART, vous êtes sûr de ne pas passer à côté d’un élément indispensable à la bonne planification et au suivi de votre projet.
2. identifier les acteurs et les ressources nécessaires
Le succès de votre projet repose sur différentes personnes et compétences. Prenez alors le temps d’identifier tous les acteurs qui contribueront à sa réalisation (internes et externes). De même, recensez les diverses ressources matérielles et financières dont vous aurez besoin. Cette compétence à anticiper les besoins est une qualité première chez les meilleurs managers.
3. réaliser un découpage du projet en tâches
Un projet est souvent constitué d’une multitude de petites étapes qui devront être réalisées pour mener à bien votre objectif final. Le découpage en tâches sert à faciliter la gestion et le suivi du projet, en vous aidant à comprendre les enjeux et les responsabilités, ainsi qu’à préserver une vision globale.
Faire des estimations de priorité et de durée
Pour chaque tâche, il convient d’estimer sa difficulté et son importance dans l’atteinte des objectifs de compte rendu. Ce classement vous permettra par la suite de pouvoir hiérarchiser vos actions et déterminer celles qui méritent un traitement ou une allocation de ressources prioritaires.
4. construire un diagramme de gantt
Le diagramme de Gantt représente l’évolution des différentes tâches au fil du temps. Cet outil visuel permet de mettre en évidence les interactions entre les activités et d’identifier aisément les interdépendances. Les chefs de projets utilisent abondamment cet instrument pour planifier, attribuer et surveiller les missions.
5. évaluer les risques et anticiper les solutions
Aucun projet n’est exempt de risques. La gestion proactive des incertitudes est essentielle pour s’y préparer. Il est donc primordial d’identifier les aléas potentiels et de trouver les stratégies adaptées pour les éviter ou les gérer efficacement, si jamais ils surviennent.
6. mettre en place un processus de suivi et de communication
Réunions régulières, points d’étape ou encore comptes rendus individuels sont autant d’outils permettant d’établir un processus de suivi efficace sur l’avancée du projet, ainsi que de favoriser une communication optimale entre les membres de l’équipe.
Impliquer tous les acteurs et responsabiliser chaque membre
Le succès d’un projet est intimement lié à la participation active et engagée de tous ses rouages. Ainsi, il est essentiel de veiller à impliquer chacun dans le suivi du projet, afin de maintenir la motivation et la productivité de son équipe tout au long des étapes.
7. valider les livrables et les jalons du projet
Un projet ne se limite pas à la somme de ses tâches : il s’articule aussi autour de résultats concrets attendus par les parties prenantes. Les livrables – qui peuvent être des documents, des démonstrations ou des prototypes – sont ainsi destinés à témoigner de la progression du travail effectué et de la satisfaction des exigences initiales. Ils doivent être réévalués tout au long de la durée du plan prévisionnel pour tenir à jour le calendrier.
8. finaliser et valider le planning prévisionnel avec les parties prenantes
Une fois ces étapes franchies, votre planning prévisionnel devrait être prêt à être mis en œuvre. Mais avant cela, il reste encore une étape cruciale : sa validation par les parties prenantes intéressées. Leur approbation vous assurera de leur soutien et de leur implication dès les premières phases jusqu’à l’aboutissement du projet.
En définitive, cette méthode en 8 étapes devrait vous permettre d’établir un planning prévisionnel cohérent et adapté à votre projet, tout en respectant une rigueur, une anticipation et une organisation optimales.
